Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der Structive-Anwendung verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage. Sie gilt für die Webanwendung einschließlich Registrierung, Anmeldung und aller Arbeitsbereiche.
Verantwortliche Stelle
Structive GmbH Klagenfurter Straße 10 9556 Liebenfels Österreich
Kontaktdaten
E-Mail: office@structive.at Telefon: +43 664 14 88 558
Arten der verarbeiteten Daten
Bestands- und Kontaktdaten Ihres Benutzerkontos: · Name und E-Mail-Adresse · Firmen- bzw. Organisationsangaben Ihres Mandanten · Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert) · Angaben zur Zwei-Faktor-Authentifizierung, sofern aktiviert · erteilte und widerrufene Einwilligungen samt Zeitpunkt Nutzungs- und Protokolldaten: · IP-Adresse sowie Zeitpunkt des Zugriffs · aufgerufene Ressource (URL) und User-Agent · Anmeldungen, Sitzungen und sicherheitsrelevante Ereignisse · Protokolle über Zugriffe auf und Änderungen an Ihren Daten (Audit-Log) Inhaltsdaten, die Sie in der Anwendung erfassen oder hochladen: · Baustellen-, Projekt- und Stammdaten · Dokumente wie Wiegescheine, Begleitscheine, Rechnungen und Stundenlisten samt der daraus ausgelesenen Inhalte Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich mandantengetrennt: Ihre Inhalte sind für andere Mandanten nicht zugänglich.
Zwecke der Datenverarbeitung
Bereitstellung der Anwendung: Registrierung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos, Authentifizierung, Rechte- und Rollenverwaltung sowie Ausführung der von Ihnen genutzten Arbeitsbereiche. Verarbeitung Ihrer Inhalte: Erfassung, Auswertung und Auswertbarkeit der von Ihnen eingebrachten Dokumente und Stammdaten — dies ist der vertraglich vereinbarte Leistungsgegenstand. Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: Erkennung und Aufklärung von Missbrauch, Fehlersuche sowie Erfüllung unserer Nachweispflichten (Audit-Log). Erfüllung gesetzlicher Pflichten: insbesondere abgaben- und buchhaltungsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen: · Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Nutzungsvertrags und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Registrierung, Bereitstellung und Betrieb der Anwendung). · Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Protokolldaten, Audit-Log, Missbrauchserkennung). · Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. · § 165 Abs. 3 TKG 2021 — unbedingt erforderlich für einen ausdrücklich gewünschten Dienst (Anmelde-Cookies). Soweit Sie personenbezogene Daten Dritter — etwa Ihrer Mitarbeiter oder Geschäftspartner — in die Anwendung einbringen, verarbeiten wir diese als Auftragsverarbeiter für Sie auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Cookies
Diese Anwendung setzt keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies. Es kommen ausschließlich technisch notwendige, erstparteiische Cookies zum Einsatz. Notwendige Cookies · access_token — weist Ihre Sitzung gegenüber dem Server aus. Lebensdauer des Cookies: 7 Tage; die Gültigkeit des enthaltenen Tokens beträgt 60 Minuten. SameSite: Lax; im Produktivbetrieb ausschließlich über HTTPS übertragen. · refresh_token — erneuert Ihre Sitzung, ohne dass Sie sich neu anmelden müssen. Lebensdauer: 7 Tage. SameSite: Lax; im Produktivbetrieb ausschließlich über HTTPS übertragen. Beide Cookies werden erst nach Ihrer Anmeldung gesetzt und bei der Abmeldung gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 165 Abs. 3 TKG 2021; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Ohne diese Cookies ist eine Anmeldung technisch nicht möglich. Ergänzend speichern wir Ihre Oberflächen-Einstellungen — etwa den Zustand der Navigation und Ihre Cookie-Auswahl — im lokalen Speicher Ihres Browsers. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht.
Einsatz von KI-Systemen
Zur Auswertung der von Ihnen hochgeladenen Dokumente — insbesondere zum Auslesen von Stundenlisten und Rechnungen — setzen wir Sprachmodelle ein. Die dafür erforderlichen Dokumentinhalte werden an den jeweils eingesetzten Anbieter übermittelt und dort ausschließlich zur Beantwortung der konkreten Anfrage verarbeitet. Eingesetzte Anbieter sind Anthropic PBC und OpenAI, L.L.C. (beide USA). Mit den Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; die Übermittlung in die USA stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Anbieter sind vertraglich verpflichtet, die übermittelten Inhalte nicht zum Trainieren ihrer Modelle zu verwenden. Die Ergebnisse dieser Auswertung sind Vorschläge zur weiteren Bearbeitung. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden — die Prüfung und Freigabe erfolgt stets durch Sie.
Datenübermittlung und Empfänger
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur in folgenden Fällen statt: · an unseren Hosting-Anbieter Fly.io als Auftragsverarbeiter, soweit dies für den technischen Betrieb erforderlich ist (siehe Abschnitt „Hosting“). · an die im Abschnitt „Einsatz von KI-Systemen“ genannten Anbieter, soweit Sie Dokumente zur Auswertung einbringen. · an Behörden und Aufsichtsorgane, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO verpflichtet.
Hosting
Wir betreiben die Anwendung bei Fly.io (Fly.io, Inc., 2261 Market Street #4990, San Francisco, CA 94114, USA). Fly.io verarbeitet in unserem Auftrag die für den Betrieb erforderlichen Daten, einschließlich der Server-Logs. Mit Fly.io besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum). Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich diese Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen. Als primäre Region ist Frankfurt (fra) konfiguriert; Anwendung und Datenbank werden dort betrieben.
Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es geltende Gesetze vorschreiben: · Konto- und Inhaltsdaten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses. Nach Löschung Ihres Kontos werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. · Audit-Log (Zugriffs- und Änderungsprotokolle): 730 Tage. · Sitzungsdaten: 90 Tage. · Bereitgestellte Datenexporte: 30 Tage, danach automatische Löschung. · Anforderungen zum Zurücksetzen des Passworts: 7 Tage. · Nicht abgeschlossene Registrierungen: 7 Tage ab Anlage, sofern die E-Mail-Adresse nicht bestätigt und der Testzeitraum abgelaufen ist. · Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: aufgrund der Bundesabgabenordnung 7 Jahre.
Sicherheit der Verarbeitung
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Dazu zählen die verschlüsselte Übertragung aller Daten über HTTPS, die Speicherung von Passwörtern ausschließlich als kryptografischer Hash, eine optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept sowie die strikte Trennung der Daten unterschiedlicher Mandanten.
Ihre Rechte
Ihnen stehen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten grundsätzlich die folgenden Rechte zu: · Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) · Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) · Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) · Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) · Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) · Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft Auskunft, Datenexport, Widerruf von Einwilligungen und die Löschung Ihres Kontos können Sie in der Anwendung unter „Profil → Datenschutz“ unmittelbar selbst ausüben. Darüber hinaus erreichen Sie uns jederzeit unter office@structive.at.
Beschwerderecht
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei uns unter office@structive.at oder bei der österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at) beschweren.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die im Abschnitt „Einsatz von KI-Systemen“ beschriebenen Auswertungen erzeugen ausschließlich Vorschläge, über deren Übernahme Sie entscheiden.